Как вести базу контактов (пособие для начинающих журналистов)
Практически каждый журналист в своей работе сталкивался с проблемой быстрого поиска телефона необходимого позарез источника информации. Простой и эффективной методике ведения телефонных баз я научился в агентстве Українські Новини в пору своей работы там, и сейчас мы с коллегами в еженедельнике Контракты активно применяем ее.
Существует несколько методов ведения базы контактов. Вот неудобные методы:
1. Бумажный алфавитный блокнот
Неудобство такой базы контактов в том, что при частом использовании страницы блокнотика засаливаются и рвутся, при смене телефона приходится зачеркивать старый и вписывать новый. Все это часто создает путаницу и хаос, и база контактов перестает быть базой контактов. При этом процесс заполнения блокнот занимает довольно много времени. Часто блокнотик заканчивается, и в него вкладываются дополнительные бумажки, которые в конечном итоге теряются.
2. Мобильный телефон
Естественно, современные аппараты позволяют организовать базу контактов в довольно удобной форме, однако телефоны теряются, их крадут, а, значит, вся база данных может также неожиданно исчезнуть. К тому же многие журналисты пользуются корпоративными мобильными телефонами, а это, как правило, самые дешевые модели (без полноценных возможностей ведения записной и телефонной книги). При переходе на другую работу журналисту придется вернуть аппарат работодателю, и тогда базу контактов можно потерять, поскольку переписать ее с телефона иногда довольно проблематично.
3. Word-файлы
Этот способ плох тем, что при наличии большого числа контактов образуется информационная каша, отсортировать которую довольно сложно (в ворде слишком простые кнопки сортировки данных), поэтому пользоваться такой базой также непросто.
Так какая база данных действительно удобна?
Самая удобная база данных – в excel-формате!
Главное преимущество эксель-базы – возможность группировать данные по различным категориям.
Для начала необходимо в эксель-файле создать рубрики (названия колонок). В моей базе контактов рубрики следующие: профиль компании (банк, КУА, страховая компания), компания (ее название), ФИО спикера, должность спикера, рабочий телефон, электронная почта, мобильный телефон, специализация (вопросы, наиболее охотно комментируемые спикером). Полезно завести колонку (то есть рубрику) «примечания». Пример одного из примечаний в моей базе контактов: «говорит принципиально на украинском», «охотно дает комментарии», «злой и тупой», «отвечает только на официальные запросы», «очень гордый», «отличный эксперт», «отвечает только письменно» и т.д.
Далее необходимо создать фильтр. Для этого требуется внести в верхнюю строку эксель-листа названия рубрик. Затем необходимо выделить мышкой все ячейки с рубриками. Далее прокликать в основном меню: «данные» – «фильтр» – «автофильтр» (напротив поставить галочку). После этой операции возле каждой из выделенных ячеек появится стрелочка. Если нажать на стрелочку, то вывалится список того, что вы в рубрике будете записывать, причем в алфавитном порядке (например, фамилии).
Такая организация базы контактов позволяет не только быстро найти необходимый телефон, но и, к примеру, быстро и просто проделать следующее:
- Найти все имеющиеся в базе телефоны банковских казначеев
- Найти телефоны всех экспертов по макроэкономике
- Узнать, кто звонил с неизвестного городского телефона
- Найти офисные телефоны всех страховых компаний
- Понять, с кем можно легко и быстро общаться, а кого придется подолгу вызванивать
- Распечатывать и копировать фрагменты базы данных в любых вариациях
Как правильно заполнять базу?
Главное заполнять базу вовремя. К примеру: вы наобум звоните на Стирол. Для начала вы заходите на официальный сайт завода, находите телефон приемной. СРАЗУ ЖЕ запишите его в базу контактов – перед тем как позвонить. Позвонили в приемную, вам дали номер телефона главного инженера. СРАЗУ ЖЕ запишите и его телефон в базу. И так далее. Если вы будете оставлять записывание телефонов на потом – в конце концов, за день у вас скопится целый ворох бумажек с телефонами, которые потом, как правило, лень переносить в базу.
Базу данных желательно заполнять не в одиночку, а сообща с коллегами. Для этого на файлообменном сервере редакции создается специальная папка, в которой лежит одна или несколько баз данных. Таким образом, издание создает свой собственный телефонный справочник – вне зависимости от состава редакции и смены кадров.
К слову, хранить базу на файлообменнике – мало. Желательно также «повесить» ее на рабочем и домашнем компьютере, виртуальном файлохранилище (или, например, в электронной почте). Потому что база контактов – это после непосредственно журналистов самое ценное в любой редакции.
Popularity: 75% [?]
(1 голосов, средний: 5.00 из 5)
Loading ...
Обычно пользовался поиском по документу (Ctrl+F). Но с фильтром будет легче, спасибо!:)
а почему бы не пользоваться специальным ПО для записных книг. Тот же Microsoft Outlook — отличный инструмент, bat тоже имеет хорошую записную книгу
Сорі, але покритикую.
Панове, зберігати контакти в екселі ТУПО.
Поясню чому.
По-перше, ексель не синхрозінується з адресними книжками. Тобто, синхронізується, але через *опу. Чи то пак *упу.
По-друге, загубив мобільний телефон — набивай контакти вручну. А ті, що були в телефоні, але ше не були в екселі — пали смертю хоробрих (нє, ну ясно, можна згадати, кого питав, в кого виманював і так далі, але за робочу гіпотезу візьмемо — гаплик тим контактам).
По-третє — аутлук рулить. З нього можна вигнати ВСІ дані, наприклад, в гуглівський акаунт і мати доступ до всієї бази з ЛЮБОГО компа і ЛЮБОГО мобільного телефона з GPRS. Аутлук можна синхронізувати практично з ЛЮБИМ мобільними телефоном, і постійно носити з собою номери телефонів, електронні і фізичні адреси, дні народжень, імена тещ, собачок, начальників і всякої всячини.
Аутлук також пам,ятає дні народжень і нагадує про них.
Опшим, як кому треба — то можу більше розказати.
Банзай +стопитсот...
я думал, что был последним лопухом, кто открыл для себя Аутлук
Ну блин да, Бурдыго и Банзай — крутые айти-перцы, ну кто бы спорил! ))
Я когда-то пытался заполнять базы в аутлуке, но сейчас мне это кажется неудобным.
1. я например не хочу и не могу долго морозится с какими-то программами, которые чего-то там импортируют, транспортируют и теде. Это плохо влияеть на мою психику и портит карму, ага. И не только мою.
2. я не пользуюсь почтовыми программами дома, почтовых программ может не быть на других компьютерах, возможно установлена другая почтовая программа. Что делать если данные нужно получить дома?
3. я долго набирал эту базу в Аутлуке, но потом я уволился из канторы, где этим занимался — данных нет.
аутлук удобен скорее не журналистам, а специалистам по продажам и друим офисным работникам, которые работают исключительно в офисах и только в рабочее время.
«По-третє — аутлук рулить. З нього можна вигнати ВСІ дані, наприклад, в гуглівський акаунт і мати доступ до всієї бази з ЛЮБОГО компа і ЛЮБОГО мобільного телефона з GPRS. Аутлук можна синхронізувати практично з ЛЮБИМ мобільними телефоном, і постійно носити з собою номери телефонів, електронні і фізичні адреси, дні народжень, імена тещ, собачок, начальників і всякої всячини».
скажите, а как это сделать на моем черненьком Нокиа 1100 с вытертыми клавишами и фонариком?
Поддерживаю связку Outlook-телефон/смартфон/коммуникатор
Плюс это позволяет моментально импортировать контакты из подписей писем в адресную книгу и оттуда — в телефон
Leave your response!
You must be logged in to post a comment.
Categories
Archives
Календарик